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1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die über dvm-apartments.com, coliving.dvm-apartments.com, pay.dvm-apartments.com und den Gästebereich /casa erhobenen personenbezogenen Daten ist:

Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht benannt, da keine Pflicht besteht. Für alle Datenschutzanfragen schreiben Sie an info@devivomanagement.com.

2. Welche Daten wir erheben

Je nach genutztem Dienst verarbeiten wir:

• Informations- oder Verfügbarkeitsanfragen (Kurzaufenthalte, Monatsmieten, DVM for Business): Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon, gewünschte Daten und Dauer, Präferenzen (Zimmer oder Wohnung, Zusatzleistungen, Besichtigung), Freitext und, falls angegeben, wie Sie von uns erfahren haben.
• Buchung eines Kurzaufenthalts: Buchungsdaten (Wohnung, Daten, Gäste, Beträge), von Stripe verarbeitete Zahlungsdaten (wir sehen nie die vollständige Kartennummer) und, für die gesetzliche Gästemeldung, die beim Self-Check-in erfassten Ausweisdaten.
• Monatsmiete (ab 3 Monaten): zusätzlich zur Anfrage die für den registrierten Mietvertrag nötigen Daten (Ausweis, italienische Steuernummer, ggf. Aufenthaltstitel, Beschäftigung oder Immatrikulation als Nachweis des vorübergehenden Bedarfs), eine ggf. online gezahlte Anzahlung, Vertrag, Raten und Kaution.
• Mieterportal (persönlicher Link): Vertrag, Fälligkeiten und Zahlungen, Schlüsselübergabe, Nachrichten mit dem Team. Der Link enthält einen vertraulichen Code: nicht weitergeben.
• Chat und Assistent: Nachrichten an das Team im Website-Chat und Fragen an den automatischen Assistenten. Der Assistent fragt keine personenbezogenen Daten ab und wir speichern das Gespräch nicht; der Fragetext wird zur Antworterzeugung an den Anbieter des Sprachmodells übermittelt.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser, Gerät, besuchte Seiten und Serverprotokolle, automatisch erhoben für Sicherheit und Betrieb.
• Kommunikation: E-Mails und WhatsApp-Nachrichten, die Sie uns senden.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Daten, um:

• Anfragen zu beantworten und Verfügbarkeiten zu prüfen (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO);
• Buchungen, Mietverträge, Anzahlungen, Raten, Kaution und Betreuung während des Aufenthalts abzuwickeln (Vertragserfüllung, lit. b);
• gesetzliche Pflichten zu erfüllen: Gästemeldung an die Polizei, Vertragsregistrierung, Steuer- und Buchhaltungspflichten, Kurtaxe (lit. c);
• unsere Rechte zu wahren, Missbrauch und Betrug vorzubeugen und Systeme zu sichern, auch mit Spam-Filtern (berechtigtes Interesse, lit. f);
• Werbemitteilungen nur mit Ihrer jederzeit widerrufbaren Einwilligung zu senden (lit. a);
• die Website zu betreiben und Ihre Sprache zu speichern (technische Cookies, berechtigtes Interesse).

Die in den Formularen als Pflicht markierten Daten sind für Antwort oder Vertragsschluss erforderlich. Die Marketing-Einwilligung ist immer freiwillig. Die Website richtet sich nicht an Personen unter 18 Jahren.

4. Keine automatisierten Entscheidungen, kein Profiling

Keine Anfrage wird automatisch angenommen oder abgelehnt: Verfügbarkeit, Bedingungen und Vertrag prüft immer eine Person des Teams. Wir betreiben kein Profiling und nutzen keine Analyse-Tools oder Werbe-Pixel. Einige interne Abläufe (Sortierung eingehender E-Mails, Erinnerungen an das Team) nutzen KI-Werkzeuge als Unterstützung: das Ergebnis wird stets von einer Person geprüft und hat keine automatische rechtliche Wirkung für Sie.

5. An wen wir Daten weitergeben

Daten verarbeiten befugte Mitarbeitende von De Vivo Management sowie Dienstleister als Auftragsverarbeiter oder eigenständige Verantwortliche, soweit für den Dienst nötig:

• Hostinger — Hosting der Websites und des Verwaltungssystems (Rechenzentren in der EU);
• Smartness / CiaoBooking — Verwaltungssoftware und Channel-Manager für Buchungen, Kalender und Self-Check-in; Wohnungsfotos werden über Amazon Web Services (Paris) ausgeliefert;
• Stripe — Kartenzahlungen: Anzahlungen, Raten, Zusatzleistungen; Stripe verarbeitet Kartendaten als eigenständiger Verantwortlicher;
• Anthropic — Anbieter des Sprachmodells des Assistenten und interner Werkzeuge; erhält nur den für die Antwort nötigen Text;
• Mapbox und Esri — interaktive Karten (erhalten beim Laden Ihre IP); Google Fonts, unpkg und jsDelivr — Schriften und technische Bibliotheken;
• Telegram — interner Kanal, über den das Team über neue Anfragen oder Nachrichten informiert wird (Name, Einheit, E-Mail oder Referenz);
• WhatsApp (Meta) — nur wenn Sie uns über diese Schaltfläche kontaktieren;
• Partnerplattformen wie HousingAnywhere, Booking oder Airbnb — erhalten Objekt- und Verfügbarkeitsdaten; Ihre personenbezogenen Daten erreichen uns von dort nur bei einer Buchung über diese Plattformen;
• Eigentümer der Immobilien (für den Mietvertrag, nur erforderliche Daten), Steuer- und Rechtsberater, Banken sowie Behörden, wo gesetzlich vorgeschrieben.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht für fremdes Marketing weiter.

6. Übermittlung außerhalb des EWR

Einige Anbieter (Stripe, Anthropic, Telegram, Meta, Google) können Daten in den USA oder anderen Drittländern verarbeiten. Grundlage sind Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework, soweit zertifiziert) oder Standardvertragsklauseln mit den erforderlichen zusätzlichen Maßnahmen. Eine Kopie der Garantien können Sie bei uns anfordern.

7. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange wie nötig und löschen oder anonymisieren sie danach:

• Anfragen ohne Folge: 12 Monate ab letztem Kontakt;
• Buchungen, Mietverträge, Anzahlungen, Raten und Buchhaltungsunterlagen: Dauer der Beziehung plus 10 Jahre (steuer- und zivilrechtliche Pflichten);
• an die Polizei gemeldete Gästedaten: gemäß Gesetz;
• Nachrichten im Mieterportal und in Chats: Vertragsdauer plus 12 Monate, außer bei laufenden Streitigkeiten;
• technische und Sicherheitsprotokolle: bis zu 12 Monate;
• Marketing-Einwilligung: bis zum Widerruf.

8. Cookies

Unsere Websites verwenden nur technische Cookies ohne Einwilligungspflicht und ohne seitenübergreifendes Tracking:

• dvm_lang und colv_lang — speichern die Sprache (180 Tage);
• colv_csrf — schützt Formulare vor Manipulation (Browsersitzung);
• lead_tok — lässt Sie Ihr Gespräch mit dem Team wiederfinden;
• unbedingt erforderliche Stripe-Cookies während der Zahlung.

Keine Profiling-, Analyse- oder Werbe-Cookies — daher kein Einwilligungsbanner. Sie können Cookies im Browser löschen oder blockieren; die Website funktioniert weiter, die Sprache muss dann neu gewählt werden.

9. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein: verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), Zugang zum Verwaltungssystem mit Zugangsdaten und rollenbasierten Rechten, signierte Formulare gegen Manipulation, persönliche Links mit vertraulichen, nie im Klartext gespeicherten Codes, Trennung zwischen öffentlichen Websites und Verwaltungsdatenbank, Backups und Zugriffsprotokolle. Kartendaten laufen nie über unsere Server.

10. Ihre Rechte

Sie können jederzeit die Rechte nach Art. 15-22 DSGVO ausüben:

• Auskunft und Kopie;
• Berichtigung;
• Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht;
• Einschränkung;
• Widerspruch, insbesondere gegen Marketing;
• Datenübertragbarkeit;
• Widerruf der Einwilligung;
• Beschwerde bei der italienischen Aufsichtsbehörde (Garante, www.garanteprivacy.it) oder gerichtlicher Rechtsbehelf.

Schreiben Sie an info@devivomanagement.com oder per zertifizierter E-Mail an devivomanagement@pec.it. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen und können eine Identitätsbestätigung verlangen.

11. Aktualisierungen

Diese Erklärung kann bei Änderungen der Dienste oder Vorschriften aktualisiert werden. Es gilt stets die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung mit dem oben angegebenen Datum. Verbindlich ist der italienische Text; Übersetzungen dienen der Information.