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1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via dvm-apartments.com, coliving.dvm-apartments.com, pay.dvm-apartments.com et l’espace hôtes /casa est :

Aucun délégué à la protection des données (DPO) n’a été désigné, cette obligation ne s’appliquant pas. Pour toute demande, écrivez à info@devivomanagement.com.

2. Quelles données nous collectons

Selon le service utilisé, nous traitons :

• Demandes d’information ou de disponibilité (courts séjours, locations mensuelles, DVM for Business) : nom, prénom, e-mail, téléphone, dates et durée souhaitées, préférences (chambre ou appartement, services en option, visite), texte libre et, si vous l’indiquez, comment vous nous avez connus.
• Réservation d’un court séjour : données de réservation (logement, dates, voyageurs, montants), données de paiement gérées par Stripe (nous ne voyons jamais le numéro complet de la carte) et, pour les obligations légales de déclaration des hébergés, les données des pièces d’identité collectées lors du self check-in.
• Location mensuelle (dès 3 mois) : outre les données de la demande, les données nécessaires au bail enregistré (pièce d’identité, code fiscal italien, titre de séjour le cas échéant, emploi ou inscription universitaire justifiant le besoin temporaire), l’éventuel acompte payé en ligne, le contrat, les échéances et le dépôt de garantie.
• Portail locataire (lien personnel) : contrat, échéances et paiements, remise des clés, messages échangés avec l’équipe. Le lien contient un code confidentiel : ne le partagez pas.
• Chat et assistant : les messages adressés à l’équipe dans le chat du site et les questions posées à l’assistant automatique. L’assistant ne demande pas de données personnelles et nous ne conservons pas la conversation ; le texte des questions est transmis au fournisseur du modèle de langage pour générer la réponse.
• Données techniques : adresse IP, navigateur, appareil, pages visitées et journaux du serveur, collectés automatiquement pour la sécurité et le fonctionnement.
• Communications : e-mails et messages WhatsApp que vous choisissez de nous envoyer.

3. Finalités et bases juridiques

Nous traitons les données pour :

• répondre aux demandes et vérifier la disponibilité (mesures précontractuelles à votre demande, art. 6.1.b RGPD) ;
• gérer réservations, baux, acomptes, échéances, dépôt et assistance pendant le séjour (exécution du contrat, art. 6.1.b) ;
• respecter les obligations légales : déclaration des hébergés à la police, enregistrement des contrats, obligations fiscales et comptables, taxe de séjour (art. 6.1.c) ;
• protéger nos droits, prévenir abus et fraudes et sécuriser les systèmes, y compris par des filtres anti-spam (intérêt légitime, art. 6.1.f) ;
• envoyer des communications promotionnelles uniquement avec votre consentement, révocable à tout moment (art. 6.1.a) ;
• faire fonctionner le site et mémoriser la langue choisie (cookies techniques, intérêt légitime).

Les données marquées comme obligatoires dans les formulaires sont nécessaires pour répondre à la demande ou conclure le contrat. Le consentement marketing est toujours facultatif. Le site ne s’adresse pas aux personnes de moins de 18 ans.

4. Aucune décision automatisée, aucun profilage

Aucune demande n’est acceptée ou refusée par un système automatique : chaque disponibilité, condition et contrat est vérifié par une personne de l’équipe. Nous ne faisons aucun profilage et n’utilisons ni outils d’analyse d’audience ni pixels publicitaires. Certains processus internes (tri des e-mails entrants, rappels opérationnels à l’équipe) s’appuient sur des outils d’intelligence artificielle : le résultat est toujours supervisé par une personne et n’a aucun effet juridique automatique sur vous.

5. À qui nous communiquons les données

Les données sont traitées par le personnel autorisé de De Vivo Management et par des prestataires agissant comme sous-traitants ou responsables autonomes, dans la mesure nécessaire au service :

• Hostinger — hébergement des sites et du logiciel de gestion (centres de données dans l’UE) ;
• Smartness / CiaoBooking — logiciel de gestion et channel manager pour réservations, calendriers et self check-in ; les photos des logements sont servies par Amazon Web Services (Paris) ;
• Stripe — paiements par carte : acomptes, échéances, services en option. Stripe traite les données de carte en tant que responsable autonome ;
• Anthropic — fournisseur du modèle de langage de l’assistant et des outils internes ; il ne reçoit que le texte nécessaire à la réponse ;
• Mapbox et Esri — cartes interactives (reçoivent votre adresse IP au chargement) ; Google Fonts, unpkg et jsDelivr — polices et bibliothèques techniques ;
• Telegram — canal interne d’alerte de l’équipe pour une nouvelle demande ou un nouveau message (nom, logement demandé, e-mail ou référence) ;
• WhatsApp (Meta) — uniquement si vous choisissez de nous contacter par ce bouton ;
• plateformes partenaires telles que HousingAnywhere, Booking ou Airbnb — elles reçoivent les données des logements et disponibilités ; vos données personnelles nous parviennent d’elles uniquement si vous réservez via ces plateformes ;
• propriétaires des biens (pour le bail, données strictement nécessaires), experts-comptables et conseils juridiques, banques, et autorités publiques lorsque la loi l’exige.

Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les cédons pas à des tiers pour leur propre marketing.

6. Transferts hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires (Stripe, Anthropic, Telegram, Meta, Google) peuvent traiter des données aux États-Unis ou dans d’autres pays hors EEE. Les transferts reposent sur des décisions d’adéquation de la Commission européenne (EU-US Data Privacy Framework, lorsque le prestataire y est certifié) ou sur les clauses contractuelles types, avec les mesures supplémentaires requises. Vous pouvez nous demander copie des garanties appliquées.

7. Durée de conservation

Nous conservons les données le temps nécessaire aux finalités, puis les supprimons ou les anonymisons :

• demandes sans suite : 12 mois après le dernier contact ;
• réservations, baux, acomptes, échéances et documents comptables : durée de la relation puis 10 ans (obligations fiscales et civiles) ;
• données des hébergés déclarées à la police : selon la loi ;
• messages du portail locataire et des chats : durée du contrat puis 12 mois, sauf litige en cours ;
• journaux techniques et de sécurité : jusqu’à 12 mois ;
• consentement marketing : jusqu’à révocation.

8. Cookies

Nos sites n’utilisent que des cookies techniques, sans consentement requis et sans suivi entre sites :

• dvm_lang et colv_lang — mémorisent la langue (180 jours) ;
• colv_csrf — protège les formulaires (session du navigateur) ;
• lead_tok — vous permet de retrouver votre conversation avec l’équipe ;
• cookies strictement nécessaires de Stripe pendant le paiement.

Aucun cookie de profilage, d’analyse ou publicitaire : c’est pourquoi nous n’affichons pas de bandeau de consentement. Vous pouvez supprimer ou bloquer les cookies dans votre navigateur ; le site continue de fonctionner, mais la langue devra être choisie à nouveau.

9. Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées : connexions chiffrées (HTTPS), accès au logiciel de gestion protégés par identifiants et droits par rôle, formulaires signés contre les manipulations, liens personnels à codes confidentiels jamais stockés en clair, séparation entre sites publics et base de gestion, sauvegardes et journaux d’accès. Les données de carte ne transitent jamais par nos serveurs.

10. Vos droits

Vous pouvez à tout moment exercer les droits prévus aux articles 15 à 22 du RGPD :

• accès et copie ;
• rectification ;
• effacement, sauf obligation de conservation ;
• limitation ;
• opposition, notamment au marketing ;
• portabilité ;
• retrait du consentement ;
• réclamation auprès de l’autorité italienne (Garante, www.garanteprivacy.it) ou recours juridictionnel.

Écrivez à info@devivomanagement.com ou par courriel certifié à devivomanagement@pec.it. Réponse sous 30 jours ; une vérification d’identité peut être demandée.

11. Mises à jour

Cette politique peut évoluer avec les services ou la réglementation. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec la date de mise à jour en haut. Le texte italien fait foi ; les traductions sont fournies à titre de courtoisie.